Datenschutzrichtlinie für Bewerber

Datenschutzrichtlinie für Bewerberdaten

Enterprise Mobility, vertreten durch ihre Tochterunternehmen, die die Marken Enterprise Rent-A-Car, National Car, Alamo Rent A Car und Flex-E-Rent betreiben, sowie ARMS Business Solutions Limited und City Car Club Limited (zusammen „Enterprise Mobility“), fühlt sich der verantwortungsvollen Verwaltung und Verwendung sowie dem verantwortungsvollen Schutz personenbezogener Daten verpflichtet.

Mit dieser Datenschutzrichtlinie für Bewerberdaten (diese „Richtlinie“) soll gewährleistet werden, dass Ihnen bewusst ist, welche personenbezogenen Daten Enterprise Mobility in Bezug auf Ihre Person aufbewahrt und wie das entsprechende Enterprise-Unternehmen, bei dem Sie sich für eine Stelle beworben haben (der „Enterprise Engager“), diese Daten gemäß Anhang 1 zu dieser Richtlinie verwendet.  In jedem Fall werden sowohl Enterprise Mobility Inc. als auch der Enterprise Engager (zusammen „Enterprise“ oder „wir“) als Verantwortlicher agieren.  Bitte lesen Sie sich die folgenden Informationen sorgfältig durch, um nachvollziehen zu können, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden.

Diese Richtlinie gilt für alle Bewerber/-innen, Kandidaten/-innen und Interessenten/-innen (einschließlich der-/diejenigen, die im Bewerbungsprozess möglicherweise nicht erfolgreich sind) sowie Dritte, deren Daten Sie uns im Zusammenhang mit einer Bewerbung bereitstellen.

Wenn wir in dieser Datenschutzrichtlinie von „personenbezogene Kandidaten/-innendaten“, „Mitarbeiter/in“ oder „Anstellung“ sprechen, erfolgt dies nur aus Zweckmäßigkeitsgründen und ist in keiner Weise als Hinweis auf Anerkennung eines Beschäftigungsstatus zu interpretieren.  Diese Richtlinie bildet kein Arbeits- oder Beschäftigungsvertrag und verleiht Ihnen kein vertragliches Recht und erlegt uns keine vertraglichen Verpflichtungen auf.

Diese Richtlinie gilt für alle personenbezogenen Daten, die von uns erfasst, verwaltet, übertragen, gespeichert, aufbewahrt oder anderweitig verwendet (d. h. verarbeitet) werden, unabhängig vom Medium, auf dem diese personenbezogenen Daten gespeichert werden.

DATENSCHUTZPRINZIPIEN

Wir halten uns an die Datenschutzgesetze.  Diese besagen, unter anderem, dass die personenbezogenen Daten, die wir über Sie aufbewahren,

• rechtmäßig, angemessen und transparent verwendet werden müssen;
• nur für diejenigen Zwecke, die wir Ihnen deutlich erläutert haben, und nicht für andere Zwecke erfasst werden dürfen, die mit jenen Zwecken unvereinbar sind;
• für die Ihnen mitgeteilten Zwecke relevant sein und ausschließlich auf diese Zwecke beschränkt bleiben müssen;
• richtig sein und auf dem neuesten Stand gehalten werden müssen;
• nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie dies für die Ihnen mitgeteilten Zwecke erforderlich ist; und
• vertraulich und sicher verwahrt werden müssen.

WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN?

Diese Richtlinie bezieht sich auf alle personenbezogenen Daten, die Enterprise Mobility im Rahmen einer Bewerbung oder Suche nach einer Beschäftigungsmöglichkeit/Stelle bereitgestellt werden.  „Personenbezogene Daten“ sind alle Daten, die sich auf eine lebende Person beziehen, die anhand dieser Daten direkt oder indirekt in Verbindung mit anderen Daten identifiziert werden kann.  Wir bewahren einige oder alle der folgenden Arten personenbezogener Daten zu Kandidaten auf:

• Name, Adresse und Kontaktinformationen;
• Geburtsdatum, Familienstand;
• Angaben zur Ausbildung und zu vorherigen Beschäftigungen/Berufserfahrungen;
• Lebenslauf, Anschreiben und/oder Bewerbungsformular;
• alle anderen Informationen, die Sie uns in unserem Bewerbungsformular bereitgestellt haben, einschließlich Geburtsdatum und Geschlecht;
• Präferenzen in Bezug auf die Beschäftigung, Umzugsbereitschaft, Gehaltsvorstellung;
• Überprüfungen des Vorstrafenregisters (nur falls zutreffend – siehe Details unten);
• Notizen und Aufzeichnungen aus dem Bewerbungsgespräch zusammen mit allen Informationen, die Sie uns während Bewerbungsgesprächen zur Verfügung stellen;
• berufliche und andere arbeitsbezogene Zulassungen, Bescheinigungen und Zertifizierungen, die Sie besitzen;
• Sprachkenntnisse und andere relevante Fähigkeiten und Fertigkeiten;
• Auszeichnungen und Mitgliedschaften in Berufsorganisationen;
• Arbeitsberechtigung im Land der Stelle, für die sich der Bewerber bewirbt, und mögliches Datum der Arbeitsaufnahme;
• allgemeine Korrespondenz; und
• unterschriebene Vertraulichkeitsvereinbarungen.

WIE ERFASSEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

Wir beziehen personenbezogene Daten über Kandidaten während des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses aus den folgenden Quellen:

• von Ihnen selbst, dem Kandidaten;
• von Yello, unserer Bewerbungs-App für Mobilgeräte;
• von Personalvermittlungsagenturen und -services, von denen wir Ihre Lebenslaufdaten und Kontaktinformationen beziehen;
• nur bei bestimmten Stellen, bei denen wir es für angemessen halten oder dazu verpflichtet sind, diese Daten im Zusammenhang mit der Stelle einzuholen, für die Sie sich bewerben (wir informieren Sie in diesem Fall vorab): von Kreditauskunfteien, von denen wir Details zu Ihrer Bonitätsgeschichte und aktuellen Bonität beziehen;
• nur in Großbritannien und Nordirland: vom Anbieter, der für uns die Vorabprüfung von Bewerbern übernimmt, und vom „Disclosure and Barring Service“ (DBS), von dem wir Informationen zu strafrechtlichen Verurteilungen beziehen, sofern dies für die Stelle, für die Sie sich bewerben, relevant ist; und
• von den von Ihnen genannten Referenzpersonen, von denen wir eine formale Referenz beziehen.

Wenn wir Informationen von Dritten beziehen – einschließlich früheren Arbeitgebern (und nur in Großbritannien und Nordirland vom Anbieter, der für uns die Vorabprüfung von Bewerbern übernimmt) – teilen wir Ihnen dies vorab mit.

Zudem beziehen wir Daten aus öffentlich zugänglichen externen Quellen wie LinkedIn, Jobbörsen- und Lebenslaufdatenbanken sowie anderen Stellensuche-Websites, bei denen Sie Ihr Profil und Ihr Stellengesuch öffentlich zugänglich gemacht haben.

Sie müssen rechtlich berechtigt sein, die Informationen, die Sie uns bereitstellen, weiterzugeben.  Wenn Sie beabsichtigen, uns im Rahmen Ihres Lebenslaufs Einzelheiten zu einer Referenzperson oder anderen Dritten bereitzustellen, liegt es in Ihrer Verantwortung, vor der Bereitstellung der personenbezogenen Daten an uns die Einwilligung dieser Dritten einzuholen.

WAS PASSIERT, WENN SIE BESTIMMTE PERSONENBEZOGENE DATEN NICHT BEREITSTELLEN?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten auf den Karriere-Websites erfolgt freiwillig und Sie sind dementsprechend nicht verpflichtet, im Rahmen unserer Bewerbungsprozesse Informationen in Bezug auf weitere Anforderungen zur Verfügung zu stellen.  Bitte beachten Sie aber Folgendes: sollten Sie keine ausreichenden Informationen bereitstellen, ist Enterprise Mobility und/oder das lokale Enterprise-Unternehmen, bei dem Sie sich für eine Stelle bewerben, möglicherweise nicht in der Lage, Ihre Stellenbewerbung zu verarbeiten oder Ihre Eignung für eine bestimmte Stelle zu prüfen, ihren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen oder ihr Geschäft zu verwalten.  Wir werden Ihnen mitteilen, wenn wir Sie um Informationen bitten, bei denen es sich um eine vertragliche Anforderung handelt oder die zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen notwendig sind.

ZWECK UND GRUNDLAGE DER VERARBEITUNG

Bewerber/-innen finden in Anhang 2 dieses Dokuments weitere Einzelheiten hinsichtlich des Zwecks und der Grundlage für die Verarbeitung.  Wir werden personenbezogene Daten, die Sie und Personalvermittlungsagenturen oder andere Dritte in Bezug auf Ihre Bewerbung bereitstellen, nur in dem Maße aufbewahren, verarbeiten und offenlegen, das nach geltendem Recht zulässig und für die folgenden Zwecke notwendig ist:

• zum Zweck der Einstellung/Ernennung für eine Stelle, für die Sie sich beworben haben, darunter der Verarbeitung Ihrer Bewerbung, der Beurteilung Ihrer Fähigkeiten und Fertigkeiten, Ihrer Qualifikationen und Ihrer Eignung für eine Stelle oder eine Art der Tätigkeit und der Kommunikation mit Ihnen in Bezug auf Ihre Bewerbung;
• zum Zweck der Durchführung von Vorabprüfungen von Bewerbern und von Referenzprüfungen, sofern zutreffend (nur in Großbritannien und Nordirland);
• zum Zweck, Ihnen die Nutzung der Karriere-Websites zu ermöglichen, vorbehaltlich Ihrer Einwilligung;
• damit Sie durch uns als Angestellte/-r, Auftragnehmer/-in, Arbeitnehmer/-in oder anderweitig beschäftigt werden können;
• zu Protokollierungszwecken im Zusammenhang mit unserem Einstellungsprozess;
• um allen rechtlichen oder regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen;
• im berechtigten Geschäftsinteresse des Unternehmens zur Überwachung und Förderung der Chancengleichheit, der Prüfung der Geschlechteraufteilung und der Fortschritte bei der Gleichberechtigung (in einigen Fällen zu Zwecken der Überwachung der Chancengleichheit) und vorausgesetzt, dass unsere Interessen nicht durch Ihre Interessen überwogen werden (weitere Einzelheiten dazu siehe unten); und
• im berechtigten Geschäftsinteresse des Unternehmens hinsichtlich der Verwaltung ihres Geschäfts, darunter zu rechtlichen, personellen und administrativen Zwecken und zu Zwecken der Bewerbungsverwaltung und der Betriebsführung und -verwaltung, und zur Ausübung unseres Rechts auf Verteidigung, Beantwortung oder Führung von Gerichtsverfahren und zur Verhütung und Aufklärung strafbarer Handlungen, vorausgesetzt, dass unsere Interessen nicht durch Ihre Interessen überwogen werden.

Wenn wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihre Einwilligung beziehen möchten, werden wir schriftlich um Ihre ausdrückliche Einwilligung bitten.  Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zu dieser Verarbeitung jederzeit zu widerrufen.

Wenn wir uns dafür entscheiden, Ihnen ein Stellen- oder Vertragsangebot zu unterbreiten, und Sie dieses Angebot akzeptieren und Mitarbeiter/-in von Enterprise Mobility werden, können die personenbezogenen Daten, die im Rahmen Ihres Bewerbungsprozesses bereitgestellt oder eingeholt wurden, (i) in unser Personalsystem übertragen und integriert werden, (ii) zur Verwaltung des Prozesses für neu eingestellte Mitarbeiter verwendet werden, (iii) Teil Ihrer Personalunterlagen werden und (iv) für andere Zwecke im Zusammenhang mit Ihrer Beschäftigung oder Tätigkeit verwendet werden.  Weitere Einzelheiten zur Behandlung personenbezogener Daten von Mitarbeitern können unserer Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen entnommen werden, die wir Ihnen, soweit geboten, zur Verfügung stellen werden.

BESONDERE KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN

Bestimmte Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten gelten als „besondere Kategorien“.  Wir verarbeiten solche Daten nur, wenn dies für den Zweck der Erfüllung der Pflichten im Bereich Beschäftigungs- sowie Sozialversicherungs- und Sozialschutzrecht und zur Ausübung bestimmter Rechte des Unternehmens oder eines Mitarbeiters nach dem Arbeitsrecht oder für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit notwendig ist.  Wenn wir uns bei der Verarbeitung Ihrer besonderen personenbezogenen Daten auf Ihre Einwilligung beziehen möchten, werden wir schriftlich um Ihre ausdrückliche Einwilligung bitten, und Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zu dieser Verarbeitung jederzeit zu widerrufen.

Zu den sensiblen Daten gehören Informationen:

• zu Ihrer körperlichen oder geistigen Gesundheit;
• zu Ihren politischen Meinungen und religiösen und weltanschaulichen Überzeugungen;
• zu Ihrer Gewerkschaftszugehörigkeit;
• zu Ihrer rassischen oder ethnischen Herkunft;
• zu Ihren biometrischen oder genetischen Daten; und
• zu Ihrer sexuellen Orientierung.

Wir werden Informationen zu einer möglichen Schwerbehinderung verwenden, um zu beurteilen, ob wir während des Einstellungsprozesses entsprechende Anpassungen bereitstellen müssen, also ob beispielsweise während eines Assessments oder Bewerbungsgesprächs entsprechende Anpassungen erforderlich sind; undwir werden Informationen zu Ihrer Rasse oder nationalen oder ethnischen Herkunft, zu Ihren politischen Meinungen, religiösen und weltanschaulichen Überzeugungen oder zu Ihrem Sexualleben oder Ihrer sexuellen Orientierung verwenden, um eine sinnvolle Überwachung der Chancengleichheit und der Berichterstattung dazu zu gewährleisten.  Daten, die Enterprise Mobility zu diesen Zwecken erhebt, werden auf anonymer Basis erfasst.  Belegschaftsmitglieder können völlig frei entscheiden, ob sie derartige Daten bereitstellen, und die Nichtbereitstellung hat keinerlei Folgen.

VORSTRAFENREGISTER

Großbritannien und Nordirland

Wir fordern alle Kandidaten, die in die engere Auswahl kommen, zur Vorlage eines Führungszeugnisses („Basic Disclosure Certificate“) auf. Dies ist notwendig, weil eine Beschäftigung durch Enterprise Mobility ein hohes Maß an Vertrauen und Integrität voraussetzt, da die Beschäftigten mit vertraulichen oder sensiblen Daten, großen Geldsummen von Kunden oder des Unternehmens, Unternehmenseigentum oder persönlichen Angaben von Kunden umgehen müssen und Zugang zu Sicherheitsbereichen haben.

Bei den meisten Stellen können wir verpflichtet oder anderweitig berechtigt sein, eine Standardprüfung des Vorstrafenregisters durchzuführen, und bei Führungsstellen führen wir eine erweiterte Prüfung des Vorstrafenregisters durch, um uns zu vergewissern, dass es in Ihrer Vergangenheit keine strafrechtlichen Verurteilungen gab, die Sie für die Stelle ungeeignet machen.  Insbesondere gilt Folgendes:

• Bestimmte Stellen sind im Rehabilitation of Offenders Act 1974 (Exceptions) Order 1975 (SI 1975/1023) oder/und im Police Act 1997 (Criminal Records) Regulations (SI 2002/233) aufgeführt, sodass für sie eine Standard- oder eine erweiterte Prüfung beim „Disclosure and Barring Service“ (DBS) durchgeführt werden darf; und
• Bestimmte Stellen sind mit einem sehr hohen Maß an Vertrauen und Integrität verknüpft, weil sie den Umgang mit vertraulichen oder sensiblen Daten, großen Geldsummen von Kunden oder des Unternehmens, Unternehmenseigentum oder persönlichen Angaben von Kunden oder den Zugang zu Sicherheitsbereichen beinhalten. Daher möchten wir Sie bitten, ein Führungszeugnis einzuholen und uns vorzulegen.

Wir werden Informationen zu Ihren strafrechtlichen Verurteilungen in der Vergangenheit erfassen, wenn wir Ihnen eine Stelle anbieten möchten (vorausgesetzt, Prüfungen und andere Bedingungen, wie Referenzen, fallen zu unserer Zufriedenheit aus).  Wir werden Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen des Bewerbers oder zu dessen Mitwirkung an Strafverfahren nur dann verarbeiten, wenn dies rechtlich zulässig ist oder wenn diese von dem/r Kandidaten/-in freiwillig bereitgestellt wurden.  Wir verfügen über ein entsprechendes Richtliniendokument, und bei uns sind die für die Verarbeitung solcher Daten gesetzmäßig vorgeschriebenen Schutzmaßnahmen in Kraft.

Irland

Bei bestimmten Stellen können wir verpflichtet oder anderweitig berechtigt sein, eine Selbstauskunft zu ungetilgten Vorstrafen zu verlangen, um uns Ihrer Eignung für die Stelle, für die Sie sich bewerben, zu vergewissern.  Bestimmte Stellen sind mit einem hohen Maß an Vertrauen und Integrität verknüpft, weil sie den Umgang mit vertraulichen oder sensiblen Daten, großen Geldsummen von Kunden oder des Unternehmens, Unternehmenseigentum oder persönlichen Angaben von Kunden oder den Zugang zu Sicherheitsbereichen beinhalten.  Wir werden Daten in Bezug auf die Auskunft eines Bewerbers nur verarbeiten, wenn dies rechtlich zulässig oder erforderlich ist.  Wir verfügen über ein entsprechendes Richtliniendokument, und bei uns sind die für die Verarbeitung solcher Daten gesetzmäßig vorgeschriebenen Schutzmaßnahmen in Kraft.

Deutschland

Bei bestimmten Rollen können wir verpflichtet oder anderweitig berechtigt sein, ein polizeiliches Führungszeugnis zu verlangen, um uns Ihrer Eignung für die Stelle, für die Sie sich bewerben, zu vergewissern.  Bestimmte Stellen sind mit einem hohen Maß an Vertrauen und Integrität verknüpft, weil sie den Umgang mit vertraulichen oder sensiblen Daten, großen Geldsummen von Kunden oder des Unternehmens, Unternehmenseigentum oder persönlichen Angaben von Kunden oder den Zugang zu Sicherheitsbereichen beinhalten.  Wir werden Daten in Bezug auf das Führungszeugnis eines Bewerbers nur verarbeiten, wenn dies rechtlich zulässig oder erforderlich ist.  Wir verfügen über ein entsprechendes Richtliniendokument, und bei uns sind die für die Verarbeitung solcher Daten gesetzmäßig vorgeschriebenen Schutzmaßnahmen in Kraft.

EMPFÄNGER IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Ihre personenbezogenen Daten können von Mitarbeitern, Beratern und/oder Dienstleistern unserer globalen Personalbeschaffungsstellen erfasst, verwendet, übertragen und offengelegt werden.   Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Mitglieder unseres HR-Teams und die relevanten Teamleiter/-innen für die Stelle, für die Sie sich bewerben, weitergeben, damit diese Einstellungsentscheidungen treffen können, und wir können diese Daten anderen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen offenlegen, die aufgrund geschäftlicher Anforderungen Zugriff auf diese personenbezogenen Daten benötigen.

Wir können personenbezogene Daten über Sie an ausgewählte Serviceanbieter oder Berater weitergeben, die in unserem Auftrag ihre Funktion als Datenverarbeiter ausüben, beispielsweise an Dritte, die uns bei der Aufrechterhaltung  der Karriere-Websites helfen (einschließlich Yello, Inc. und iCIMS, Inc., die Karriere-Websites hosten).  Diese Dritten sind verpflichtet, angemessene Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und der Sicherheit personenbezogener Daten zu ergreife.

Sofern angemessen, können wir, wie im Folgenden beschrieben, Ihre personenbezogenen Daten an Abteilungen innerhalb der Gruppe, die nicht zum lokalen Enterprise Mobility-Unternehmen gehören, bei dem Sie sich beworben haben, oder an Dritte übertragen.

• Ihre personenbezogenen Daten werden für die oben genannten Zwecke nach dem Grundsatz „Kenntnis notwendig“ an andere Stellen innerhalb des lokalen Enterprise Mobility-Unternehmens, bei dem Sie sich beworben haben, übertragen. Zu diesen Stellen gehören die Personalabteilung, die Finanzabteilung, die IT-Abteilung, die Compliance-Abteilung, die Rechtsabteilung, leitende Mitarbeiter/-innen, andere Mitarbeiter/-innen und Manager.
• Darüber hinaus können Ihre personenbezogenen Daten weltweit an andere Unternehmen innerhalb der Gruppe übertragen werden, darunter an die europäische Hauptniederlassung (Enterprise Mobility UK Limited) und die in den USA ansässige Hauptniederlassung bei Enterprise Mobility, Inc.
• Mitunter kann es sich erforderlich machen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte oder Bevollmächtigte außerhalb von Enterprise Mobility weitergeben müssen, insbesondere an:
  • Personalvermittler und Anbieter von Personalbeschaffungssoftware und -systemen;
  • technisches Servicepersonal oder dessen Beauftragte;
  • professionelle Berater, Dienstleister und andere Dritte oder Bevollmächtigte von Kunden zur Unterstützung bei der Verwaltung, Verarbeitung und Handhabung bestimmter Aktivitäten im Zusammenhang mit zukünftigen Mitarbeitern/-innen, darunter externe Auskunfteien (z. B. Agenturen zur Mitarbeiterüberprüfung) sowie Dienstleister für die Reise- und Spesenverwaltung;
  • Verwandte oder gesetzliche Vertreter zukünftiger Mitarbeiter;
  • Aufsichtsbehörden, denen gegenüber wir Informationen offenlegen müssen, darunter Gerichte und von Gerichten bestellte Personen;
  • entsprechende staatliche Stellen und Behörden; und
  • (nur in Großbritannien und Nordirland) Anbieter, die die Vorabprüfung von Bewerbern übernehmen, sofern relevant (wenn wir dies tun, werden wir Sie vorab schriftlich informieren).

Sollten wir beabsichtigen, Ihre personenbezogenen Daten für andere als die oben genannten Zwecke weiterzuverarbeiten oder offenzulegen, werden wir Sie vorab informieren.  Wir ergreifen, wie gesetzlich vorgeschrieben, alle angemessenen Schritte, um die Sicherheit, die Vertraulichkeit und die Integrität solcher Daten und Informationen zu gewährleisten, und schließen, sofern angemessen, mit diesen Dritten Verträge über den Schutz der Vertraulichkeit und Integrität solcher Daten und aller bereitgestellten Informationen.

ÜBERTRAGUNGEN PERSONENBEZOGENER DATEN

Die Informationen, die Sie in Ihrer Bewerbung auf den Karriere-Websites angeben , werden in den USA (da sich die von uns zu diesem Zweck verwendeten Server in den USA befinden; weitere Einzelheiten dazu siehe unten) und in dem Land gespeichert, in dem Sie sich bewerben.

EWR-Bürger und Bewerber für Stellen innerhalb des EWR: Übertragung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des EWR

Die lokalen Enterprise Mobility-Tochtergesellschaften für EWR-Länder werden in Anhang 1 aufgeführt.  Bitte beachten Sie, dass die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung erfassen, zu den oben genannten Zwecken und wie unten beschrieben dem lokalen Enterprise Mobility-Arbeitgeberunternehmen für die Stelle, für die Sie sich bewerben, bereitgestellt und außerdem an einen Zielort außerhalb des EWR übertragen und dort gespeichert werden können.

• Die Server für unsere Bewerbungs-App Yello befinden sich in den USA.
• Die Server für unser Bewerbungsmanagementsystem iCIMS befinden sich in den USA.
• Aufgrund des globalen Charakters unseres Geschäfts können Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungs- und Entscheidungsfindungsprozesses gegenüber Mitgliedern unserer Gruppe, insbesondere unserer US-Hauptniederlassung, die die Führung des Geschäfts, einschließlich Rechtsmanagement, Personalmanagement, Administration und Verwaltung überwacht, und unserer europäischen Hauptniederlassung in Großbritannien offengelegt werden, die eine ähnliche Mittlerrolle auf europäischer Ebene innehat.
• Wenn Sie beschließen, sich für eine Stelle außerhalb des Landes Ihres Wohnsitzes zu bewerben, können die personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung auch an die Enterprise Mobility-Unternehmen in dem Land übertragen oder für diese zugänglich gemacht werden, in dem diese Stelle zu besetzen ist.

Bei der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des EWR in die USA wenden wir die von der Europäischen Kommission oder einer Aufsichtsbehörde verabschiedeten und von der Europäischen Kommission genehmigten Standard-Datenschutzklauseln an.

Wenn Ihre personenbezogenen Daten von uns übertragen, gespeichert oder verarbeitet werden, unternehmen wir stets angemessene Schritte, die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu schützen.

• In Bezug auf Datenübertragungen aus dem EWR in die USA innerhalb von Enterprise Mobility (und zur Klarstellung nach Großbritannien und Nordirland) gelten bei uns EU-Standardvertragsklauseln, die die rechtliche Grundlage für solche Übertragungen regeln.
• Unsere Verträge mit den oben genannten Dienstleistern enthalten Schutzmaßnahmen und Compliance-Pflichten.

Informationen zu diesen Schutzmaßnahmen erhalten Sie gegebenenfalls bei der Personalabteilung, die Sie unter der Adresse donnaw.miller@ehi.com erreichen.

DATENAUFBEWAHRUNG

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies zu den Zwecken, für die wir sie erfasst haben, erforderlich ist, also zum Beispiel zur Erfüllung rechtlicher, buchhalterischer oder Berichtspflichten. Anschließend werden sie gelöscht oder archiviert, sofern wir sie nicht aus einem anderen berechtigten und rechtmäßigen Grund weiterhin verarbeiten müssen.

Für Bewerber auf Stellen innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“, wobei Großbritannien und Nordirland hier zum EWR gezählt wird):

• Erfolgreiche Bewerberinnen: Wenn Ihre Bewerbung auf eine Anstellung oder einen Vertrag erfolgreich ist, werden die personenbezogenen Daten, die während des Einstellungsprozesses zusammengetragen wurden, an unser Personalmanagementsystem übertragen und während Ihrer Beschäftigung gemäß unseren Richtlinien für den Schutz und die Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten aufbewahrt; und

• Nicht erfolgreiche Bewerberinnen: Wenn Ihre Bewerbung auf eine Anstellung oder einen Vertrag nicht erfolgreich war, bewahren wir Ihre Daten nach dem Ende des entsprechenden Einstellungsprozesses für 6 Monate in dem Umfang auf, der zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen durch das Unternehmen nötig ist, vorbehaltlich etwaiger rechtlicher oder regulatorischer Pflichten zur Aufbewahrung solcher Informationen.  Wenn Sie uns gestatten, Ihre personenbezogenen Daten aufzubewahren, bewahren wir diese für weitere 6 Monate (oder, wenn Sie Ihre Einwilligung eher widerrufen, für den entsprechenden Zeitraum) auf, um sie für Entscheidungen zu künftigen frei werdenden Stellen zu berücksichtigen.  Am Ende dieses Zeitraums (oder nachdem Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, falls dies früher geschieht) werden Ihre Daten gelöscht oder vernichtet.

Sollten gerichtliche Vorgehen oder andere gerichtliche Verfahren anhängig sein oder bevorstehen, erfolgt die Löschung der personenbezogenen Daten, nachdem die gerichtlichen Vorgehen oder gerichtlichen Verfahren abgeschlossen sind.  Personenbezogene Daten von Kandidaten und Kandidatinnen, die sich auf Stellen in anderen Teilen der Welt bewerben, werden entsprechend den geltenden lokalen Gesetzen aufbewahrt.

Unter bestimmten Umständen können wir Ihre personenbezogenen Daten anonymisieren, sodass Sie nicht mehr identifiziert werden können. In diesem Fall können wir solche Informationen nutzen, ohne Sie weiter darüber in Kenntnis zu setzen.

SICHERHEIT

Wir unternehmen Schritte, die wir für hinreichend angemessen halten, um die Daten intern und vor Außenstehenden sowie vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Änderung und Vernichtung zu schützen und die Integrität der von uns erfassten Daten zu gewährleisten.

Zum Schutz dieser Daten verwenden wir eine Kombination aus technischen, physischen, administrativen und Richtlinienmethoden sowie organisatorische Kontrollen und Geheimhaltungs- oder Vertraulichkeitsvereinbarungen.  Der Zugriff auf unsere Bewerbungsmanagementsoftware wird kontrolliert, und der Zugriff auf personenbezogene Daten (einschließlich der besonderen Daten) in elektronischer und in Papierform ist auf die Angehörigen der Personalabteilung und Mitarbeiter/-innen beschränkt, die einen legitimen und berechtigten Grund haben, solche Daten einzusehen.

Wenn Sie einen Benutzernamen und ein Passwort für Funktionen auf unseren Websites haben, sind Sie dafür verantwortlich, Ihr Passwort geheim zu halten.  Geben Sie Ihr Passwort niemals an andere weiter.  Wir werden Sie niemals in unangeforderten Kontaktaufnahmen per Telefon oder E-Mail nach Ihrem Passwort fragen.  Außerdem sollten Sie bei Verwendung eines Computers, der nicht Ihnen gehört, oder öffentlich zugänglich ist, angemessene Vorsichtsmaßnahmen treffen.

PFLICHTEN DES/R KANDIDATEN/-IN

Sie sollten alle angemessenen Anstrengungen unternehmen, uns über Änderungen an Ihren personenbezogenen Daten zu informieren.  Wenn Sie eine erfolgte oder potenzielle Datenschutzverletzung in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten bemerken, melden Sie dies bitte umgehend an das Security Operations Department unter der Adresse securityoperations@ehi.com.

IHRE RECHTE IN BEZUG AUF IHRE DATEN

Wenn Sie sich für eine Registrierung in der Bewerbungs-App oder im Bewerbermanagementsystem (Applicant Tracking System, ATS) entscheiden, können Sie einige der personenbezogenen Daten, die wir über Sie erfasst und in unserem Bewerbermanagementsystem gespeichert haben, einsehen, prüfen und ändern, indem Sie sich beim ATS einloggen und die Funktion zum Aktualisieren Ihrer Kontoinformationen wählen.

Wenn Sie sich dann erneut über Ihr Konto online bewerben, wird das aktualisierte Profil verwendet.  Wenn Sie personenbezogene Daten ändern möchten, die Sie bereits im Zusammenhang mit einer Bewerbung für eine bestimmte Stelle gesendet haben, senden Sie Ihre Bewerbung bitte noch einmal, um die personenbezogenen Daten zu Ihrer Person zu aktualisieren, die mit dieser Stellenbewerbung verknüpft sind.

Sie haben, sofern durch die geltenden lokalen Gesetze vorgesehen, bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten möglicherweise ein Recht auf Auskunft, auf Berichtigung oder auf Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten.  Bitte beachten Sie, dass nach den lokalen Datenschutzgesetzen bestimmte personenbezogene Daten von diesen Rechten auf Auskunft, Berichtigung oder Einschränkung der Verarbeitung ausgenommen sein können. Wenn Sie diesbezügliche Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte per E-Mail an jobsprivacy@ehi.com.

EWR-Bürger und Bewerber auf Stellen innerhalb des EWR: zusätzliche Rechte in Bezug auf Daten

Sie haben in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten  folgende Rechte:

• das Recht auf Erhalt einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten, die das Unternehmen aufbewahrt;
• das Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn diese unrichtig oder unvollständig sind;
• das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten bei Vorliegen bestimmter Gründe;
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Vorliegen bestimmter Gründe;
• das Recht auf Übertragung personenbezogener Daten, die Sie uns nach Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung oder zur automatisierten Verarbeitung bereitgestellt haben; und
• das Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung wie oben ausgeführt.

Sie haben außerdem das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, wenn unsere rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten unsere berechtigten Interessen sind.

Diese Rechte können aber möglicherweise unter bestimmten Umständen nicht ausgeübt werden, beispielsweise wenn die Verarbeitung von Daten eines Bewerbers zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen durch das Unternehmen notwendig ist.  Wenn Sie eines Ihrer Rechte in dieser Hinsicht ausüben möchten, wenden Sie sich bitte per E-Mail an donnaw.miller@ehi.com. Wir werden auf Ihren Antrag sobald wie möglich und in jedem Falle nicht später als einen Monat nach Eingang Ihrer schriftlichen Mitteilung schriftlich oder, wenn gewünscht, mündlich reagieren.  Wir behalten uns vor, zur Verifizierung Ihres Antrags einen Identitätsnachweis von Ihnen anzufordern.

KINDER

Unsere Bewerbungen, unsere Karriere-Websites und unser Online-Recruitment sind nicht auf Kinder im Alter von unter 16 Jahren (oder der Altersgrenze für Minderjährigkeit in Ihrem Land) ausgerichtet und wir erfassen nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern.  Wenn Sie dennoch denken, dass Ihr Kind uns seine personenbezogenen Daten bereitgestellt hat, und Sie uns auffordern möchten, diese zu löschen, senden Sie bitte eine E-Mail an jobsprivacy@ehi.com.

ÄNDERUNGEN AN DIESER RICHTLINIE

Wir können diese Richtlinie aktualisieren, um Änderungen an unseren Informationspraktiken aufzunehmen, und wir werden Sie über Änderungen jeder Art vor deren Inkrafttreten schriftlich per E-Mail (an die in Ihrem Konto hinterlegte E-Mail-Adresse) oder per Mitteilung auf dieser Website informieren.  Wir empfehlen Ihnen daher, sich in regelmäßigen Abständen auf dieser Seite über die neuesten Informationen zu unseren Datenschutzpraktiken zu informieren.

BESCHWERDEN

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten (Data Protection Officer, DPO) ernannt, der die Einhaltung dieser Richtlinie überwacht. Sollten Sie Fragen zu dieser Richtlinie oder dazu haben, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, wenden Sie sich bitte unter folgender Adresse an den DPO: DPO@ehi.com.

Wenn Sie mit dem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer nationalen Aufsichtsbehörde.

KONTAKTAUFNAHME

Wenn Sie weiteren Klärungsbedarf in Bezug auf diese Richtlinie oder Fragen oder Anliegen haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an jobsprivacy@ehi.com.

ANHANG 1

Kontaktinformationen für lokale Verantwortliche 

Ihr lokaler Verantwortlicher ist das lokale Enterprise Mobility-Unternehmen, bei dem Sie sich für eine Stelle beworben haben. Die Verantwortlichen werden im Folgenden aufgeführt.

Sie können den lokalen Verantwortlichen kontaktieren, indem Sie uns eine E-Mail an privacy@ehi.com senden.

ANHANG 2

Zweck und rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Diese Tabelle enthält Informationen dazu,

• welche personenbezogenen und sensiblen Daten wir verarbeiten;
• wofür wir diese Daten verwenden; und
• auf welcher rechtmäßigen Grundlage die Verarbeitung erfolgt.

Diese Tabelle ist Teil unserer Datenschutzrichtlinie, die Sie sich ebenfalls durchlesen sollten.

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